Begini Cara Menulis Email Kantor Dengan Benar
LOGO COSMOPOLITAN INDONESIA
Thu, March 2, 2017

Begini Cara Menulis Email Kantor Dengan Benar

Begini Cara Menulis Email Kantor Dengan Benar
Kebanyakan karyawan memandang sebelah mata perihal prosedur mengirim email kantor. Eits… jangan salah, kekeliruan dalam pengiriman email bisa mengantarkan Anda pada surat peringatan dari Si Bos, lho. Tak ingin kan ini terjadi pada Anda.
  1. Pastikan Anda membuat subject atau judul yang sesuai dengan isi pesan. Ingat girls, tak perlu terlalu panjang, yang penting jelas.
     
  2. Tuliskan alamat kontak sesuai dengan level jabatannya dan pastikan Anda mengeja serta menulis nama penerima dengan akurat. Oh ya, sebaiknya tulis alamat email di urutan terakhir setelah memastikan isi pesan sudah benar.
     
  3. Gunakan sapaan pembuka yang formal. Ini adalah email resmi yang ditujukan kepada rekan kerja dan atasan, jangan sekali-kali menggunakan sapaan "Baby" atau “Hey”.
     
  4. Hindari mengetik kalimat dalam huruf besar karena akan mencerminkan Anda sedang berteriak dan melakukan penekanan.
     
  5. Tidak disarankan mengetik seluruh isi email menggunakan huruf kecil karena akan memberikan persepsi kemalasan. Saran Cosmo, sesuaikan saja. dengan cara penulisan yang baik dan benar yaitu huruf yang berada di awal kalimat ditulis dengan huruf kapital.
     
  6. Gunakan font standar yang dapat dengan mudah dikenali pada semua komputer. Hindari menggunakan beberapa warna dan ukuran font dalam satu email. Selain terlihat terlalu meriah, ini hanya akan membuat isi pesan Anda sulit dilihat dan dimengerti.
     
  7. Saat mengirim email berisi lampiran file foto, video, atau slide show, pastikan untuk mengubah ukurannya agar tidak menyulitkan penerima. Ukuran yang terlalu besar umumnya tidak dapat dibuka melalui ponsel, sehingga si penerima harus membukanya melalui laptop.
     
  8. Kecilkan ukuran grafis gambar menjadi sekitar 600 pixel sebelum mengirim email. Ini akan sangat mengurangi waktu download.
     
  9. Jika Anda ingin mengirim file dalam jumlah banyak, sebaiknya zip file terlebih dahulu. Anda bisa gunakan layanan Dropbox atau WeTransfer.
     
  10. Apakah email Anda memerlukan respon atau jawaban? Atau hanya berupa informasi saja? Sebaiknya berikan petunjuk dengan menuliskan “No reply needed” atau “Will be waiting for your reply.”
     
  11. Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan pada komunikasi profesional melalui email adalah reply all. Saat menerima email pastikan nama para penerima. Jangan sampai Anda membuang waktu orang lain untuk membaca pesan yang tidak ada hubungannya dengan mereka.
     
  12. Jangan menggunakan terlalu banyak singkatan, seperti FYI, TBC atau ASAP. Ini dapat membingungkan si penerima, atau membuatnya mendapatkan kesan bahwa Anda tidak punya waktu untuk mengetik pesan lengkap.
     
  13. Jika memungkinkan, pesan yang Anda tulis tidak melebihi satu layar. Anda tidak mau kan orang lain membuang waktu berharga mereka hanya untuk membaca pesan Anda yang terlalu panjang (dan tentunya bertele-tele).
     
  14. Saat menerima email lucu dari teman di luar kantor, Anda pasti tak sabar untuk membagikannya kepada rekan kerja. Tunggu dulu! Sebaiknya perhatikan situasi dan isi email tersebut. Jika berbau pornografi dan SARA, lebih baik Anda mengurungkan niat. Siapa tahu ada pihak yang tersinggung nantinya. Mungkin manajer Anda? Who knows.
     
  15. Luangkan waktu untuk memeriksa kembali setiap kata dan kalimat yang ada di email  sebelum mengklik tombol “Send”. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan pesan sudah sesuai dengan apa yang ingin Anda sampaikan.
     
  16. Jangan pernah meremehkan kesalahan penulisan atau typo. Karena orang yang menerima email akan menyadari kesalahan tersebut dan menilai kinerja Anda sebagai seorang profesional yang tidak teliti.
     
  17. Apakah Anda menggunakan tanda baca yang tepat? Menggunakan tanda baca yang berlebih  bisa mengakibatkan salah persepsi. Misalnya tanda baca “!!!” dianggap kasar dan merendahkan.
     
  18. Apabila Anda melakukan kesalahan dalam pekerjaan, cukup minta maaf sekali saja di email. Mengucapkan kata maaf berulang kali akan membuat Anda kehilangan self esteem dan kredibilitas.
     
  19. Selalu tambahkan komentar singkat untuk menjelaskan alasan penerusan email (forward email).
     
  20. Jangan sampai lupa ya girls untuk mengakhiri email Anda dengan kata ”Terima kasih,” ”Hormat Saya,” atau ”Salam”.
     
  21. Jika Anda tidak ingin diganggu saat sedang liburan atau ada keperluan lain, buatlah pesan otomatis pada email. Cukup singkat saja, semisal “Maaf saya sedang di luar kantor, sehingga tidak bisa membalas email Anda secepatnya. Saya akan kembali ke kantor pada tanggal 26.” 

(Salli Sabarrang / FT / Image:Outnow.ch)

BACA JUGA:

Generasi Millennial Malas Bekerja? Baca Dulu Alasannya!

5 Kegiatan yang Anda Bisa Lakukan dalam 5 Menit

Bagaimana Cara Berkata Kepada Bos Anda, Jika...

Teman Butuh Pinjaman? Minta Ia Penuhi 5 Hak Anda!

Tags : cara mengirim email kanto dengan benar, email kantor, mengirim email, cara menulis email yang benar
RELATED ARTICLE
Financial Diet, Tak Ada Kata Bangkrut Lagi!
Financial Diet, Tak Ada Kata Bangkrut Lagi!
Keuntungan Bekerja Dari Rumah
Keuntungan Bekerja Dari Rumah
Profesi Yang Paling Dicari di Indonesia Saat Ini
Profesi Yang Paling Dicari di Indonesia Saat Ini